إعداد: المهندس نبيل إبراهيم حداد

مستشار الهندسة والصناعة وإدارة المشاريع

الملخص التنفيذي

يمثل قسم المشتريات في قطاع المقاولات ما يصل إلى  70% من التكلفة الإجمالية للمشروع، ومع ذلك يتم التعامل معه غالباً كوظيفة إدارية أكثر من كونه وظيفة استراتيجية. إن رفع المشتريات إلى مستوى قيادي تنفيذي  مدعوم بفريق مؤهل، وأدوات رقمية، وحوكمة شفافة  يمكن أن يحول هذا القسم إلى محرك للربحية والنزاهة والكفاءة.

تستعرض هذه الورقة كيف يمكن لتطوير قسم المشتريات أن يقوّي السلسلة القيمية بأكملها في شركات المقاولات.

المقدمة

في صناعة البناء والمقاولات، لا يُعد قسم المشتريات وحدة مساندة فحسب، بل هو ركيزة استراتيجية تحدد كفاءة التكلفة، ونجاح المشروع، وسمعة الشركة. ونظراً لأن قيمة المواد المشتراة والأعمال المتعاقد عليها والخدمات المستعان بها خارجياً تتجاوز في الغالب 70% من التكلفة الإجمالية للمشروع، فإن المشتريات تُعد من أكثر الوظائف تأثيراً في أي شركة مقاولات وتستحق موقعاً قيادياً على المستوى التنفيذي.

كتب "صن تزو" ذات مرة:

"في خضم الفوضى، توجد أيضاً الفرصة."

القائد الناجح في المشتريات الذي يدرك هذه الحكمة يعرف أن تقلبات السوق ونقص المواد وارتفاع الأسعار ليست مجرد مخاطر، بل هي فرص استراتيجية لمن يُحسن التخطيط المسبق ويتصرف بسرعة ويُدير المعلومات بحكمة.

رفع مستوى القيادة في المشتريات

نظراً للأهمية المالية والاستراتيجية لقرارات المشتريات، ينبغي أن يكون رئيس قسم المشتريات في مرتبة نائب رئيس أول (SVP) أو ما يعادله، على أن يرفع تقاريره مباشرة إلى الإدارة التنفيذية للشركة. يضمن هذا الهيكل مشاركة المشتريات في اختيار الموردين والمقاولين الرئيسيين، ومواءمة استراتيجيات الشراء مع الأهداف المؤسسية طويلة المدى، وتعزيز مبادئ المساءلة والحوكمة على أعلى مستوى.

كما نصح صن تزو:

"القائد الذي ينتصر في المعركة هو من يقوم بعدة حسابات قبل أن تبدأ الحرب."

وبالمثل، يجب على مدير المشتريات التنفيذي دراسة اتجاهات السوق، وحركة الأسعار، ومخاطر سلسلة التوريد، والتقنيات الناشئة بشكل مستمر  لإعداد استراتيجيات شراء استباقية قبل ظهور التحديات.

إن مثل هذا التنظيم يعزز الشفافية، ويحد من القرارات الذاتية أو المنحازة، ويضمن إشرافاً جماعياً واستراتيجياً على علاقات الموردين.

الدور الاستراتيجي للمشتريات

المشتريات الحديثة تتجاوز حدود الشراء؛ فهي حلقة وصل استراتيجية بين التصميم، والتسعير، والتنفيذ، والتمويل.

يسهم إشراك المشتريات في المراحل الأولى من تخطيط المشاريع في تحقيق ضبط أفضل للتكلفة، والالتزام بالجدول الزمني، وثبات الجودة. ومن خلال مشاركته في اجتماعات إطلاق المشروع وتخطيط التكاليف، يمكن لقسم المشتريات توجيه الفرق نحو استراتيجيات توريد أكثر كفاءة واستدامة.

كما قال صن تزو:

"المقاتلون المنتصرون ينتصرون أولاً ثم يذهبون إلى الحرب، أما المهزومون فيذهبون إلى الحرب أولاً ثم يبحثون عن النصر."

إن المشتريات الاستراتيجية تضمن أن الشركة تنتصر أولاً من خلال تأمين المواد والأسعار والموارد قبل تحرك السوق.

بناء وتمكين فريق كفء

يتطلب قسم المشتريات القوي مزيجاً من الخبرة التجارية والفنية والعقدية.

يجب أن يمتلك أعضاء الفريق فهماً عميقاً لاتجاهات السوق، والمواصفات الهندسية، وقانون العقود، وتقنيات التفاوض.

ينبغي لكل شركة مقاولات تقييم كفاءات المشتريات الحالية واتخاذ خطوات مدروسة لتدريب أو توظيف الكفاءات المناسبة. فـ الاستثمار في الكوادر الصحيحة داخل المشتريات هو استثمار مباشر في نجاح الشركة.

لقد قابلتُ ذات مرة مدير مشتريات في شركة مقاولات أوروبية كبرى  يشغل منصب نائب رئيس  أجرى مقابلة لفريقي أثناء تقديم عرض لعقد. قاد النقاش كمخطط استراتيجي حقيقي، على دراية كاملة بالجوانب الفنية والعقدية والمالية للعمل. كانت أسئلته الدقيقة والعميقة دليلاً على مدى جدية شركته في اعتبار المشتريات تخصصاً استراتيجياً.

كما قال صن تزو:

"المقاتل الماهر يضع نفسه خارج نطاق الهزيمة."

الفريق المدرب جيداً في المشتريات يفعل الشيء نفسه  يحمي الشركة من الخسائر عبر إتقان المعلومات والتفاوض والرؤية المستقبلية.

الحوكمة والشفافية

تُعد الإجراءات الواضحة وتسلسل الموافقات أساساً للحفاظ على النزاهة.

من طلب الشراء إلى توقيع العقد، يجب أن تمر كل خطوة عبر إجراءات موثقة وقابلة للتدقيق.

تُقلل معايير تقييم الموردين الشفافة وأنظمة المقارنة الموضوعية من النزاعات وتبني الثقة بين أصحاب المصلحة.

تطبيق مبادئ الحوكمة  مثل فصل المهام، والإفصاح عن تضارب المصالح، والمراجعات الدورية للامتثال  يحمي الشركة وموظفيها من المخاطر الأخلاقية.

كما قال صن تزو:

"في السلم استعد للحرب، وفي الحرب استعد للسلم."

يضمن نظام المشتريات المنضبط الجاهزية والسيطرة والنزاهة قبل حدوث أي أزمة.

التحول الرقمي

يُعزّز التحول الرقمي السرعة والدقة والشفافية. إن تطبيق أنظمة المشتريات الإلكترونية، ولوحات تقييم أداء الموردين، والأنظمة المتكاملة مع الـ ERP يمكّن من تتبع المواد والالتزامات والمصاريف في الوقت الحقيقي. تُقلل هذه الأنظمة من العبء الإداري، وتقوّي التنسيق بين المشتريات والمالية وإدارة المشاريع، وتُتيح تحليلاً رقمياً يساعد على تحسين التكاليف والأداء.

إدارة علاقات الموردين والمقاولين الفرعيين

نظراً لأن الجزء الأكبر من تكلفة المشروع يأتي من المشتريات الخارجية والأعمال المتعاقد عليها، فإن إدارة علاقات الموردين والمقاولين الفرعيين تُعد مهارة أساسية.

إن بناء شراكات طويلة الأمد مع موردين موثوقين يضمن استقرار الأسعار، وثبات الجودة، ودقة التسليم.

التقييمات المنتظمة، والتواصل الشفاف، والمعاملة العادلة تعزز الثقة والمساءلة.

يجب أيضاً أن تشجع المشتريات الشركاء على الالتزام بمبادئ البيئة والمجتمع والحوكمة (ESG) لتحقيق أداء مستدام.

كما أكد صن تزو:

"عامل رجالك كما تعامل أبناءك الأحباء، وسيتبعونك إلى أعمق الوديان."

وينطبق المبدأ ذاته على الموردين  فـالاحترام والعدالة والثقة تخلق الولاء والموثوقية.

ضبط التكاليف، الهندسة القيمية، وإدارة المخاطر

تؤثر المشتريات بشكل مباشر على الربحية من خلال الشراء الاستراتيجي، والمقارنة السوقية، والهندسة القيمية.

يجب أن يُقيِّم القسم باستمرار الخيارات المتاحة لتحقيق التوازن الأمثل بين التكلفة والجودة والأداء.

كما أن إدارة المخاطر الاستباقية  عبر تنويع مصادر التوريد، والتحوط السعري، والتطبيق الصارم للعقود  تحمي استقرار المشاريع وسمعة الشركة.

"من كان حكيماً وانتظر عدواً غافلاً، فهو المنتصر." صن تزو

إن المشتريات الاستراتيجية تضمن الاستعداد بينما الآخرون يتفاعلون، فتُكسب الشركة ميزة عبر التحضير المسبق.

قياس الأداء والتحسين المستمر

يعمل قسم المشتريات الفعال وفق مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) مثل زمن دورة الشراء، وأداء الموردين، ونسب التوفير، ورضا العملاء الداخليين.

تُسهم المراجعات الدورية، وجلسات الدروس المستفادة، والمقارنات المعيارية في تحسين الأداء المستمر والتكيف مع ديناميات السوق.

الخاتمة

قسم المشتريات في شركة المقاولات ليس وحدة تشغيلية فحسب؛ بل هو ركيزة استراتيجية تحدد التنافسية والنزاهة والربحية.

وبما أن نحو 70% من إنفاق المشروع يمر عبر المشتريات، فيجب منح هذا القسم سلطة تنفيذية، ودعمه بكوادر مؤهلة، وأنظمة رقمية، وحوكمة شفافة، وممارسات مستدامة.

إن القائد القوي للمشتريات الذي يراقب اتجاهات السوق ويُعد استراتيجيات استباقية يضمن أن تبقى الشركة متقدمة على التحديات وتغتنم الفرص.

إن تعزيز قسم المشتريات يعني تعزيز السلسلة القيمية بأكملها  من التخطيط إلى التنفيذ ووضع الشركة في موقع المقاول الموثوق، الكفء، والمستقبلي في سوق تنافسي.

كما قال صن تزو بحكمته:

"أعظم انتصار هو ذاك الذي لا يحتاج إلى معركة."